Power Apps alebo samostatná webová aplikácia? Ako sa rozhodnúť
Obe cesty vedú k aplikácii, ktorá nahradí tabuľky a schvaľovanie cez e-maily. Líšia sa v tom, kto ju bude používať, kde budú uložené dáta a kto ju bude prevádzkovať.
Tabuľky a schvaľovanie cez e-maily fungujú, kým je ľudí a zákaziek málo. Keď prestanú stačiť, príde otázka, v čom novú aplikáciu postaviť. Zvyčajne sa rozhoduje medzi dvoma cestami: Power Apps s Power Automate v prostredí Microsoft 365, alebo samostatná webová aplikácia s vlastnou databázou.
Ani jedna z nich nie je vhodná na všetko. Každá má situácie, v ktorých dáva zmysel, a hranice, o ktorých je dobré vedieť pred vývojom, nie po ňom.
Kedy sa hodí Power Apps
Power Apps je vhodná voľba, keď aplikáciu budú používať vaši zamestnanci a firma už pracuje v Microsoft 365. Typické sú evidencie a schvaľovacie postupy: žiadosti, objednávky, dovolenky alebo zákazky so stavom a zodpovednou osobou.
- Prihlasovanie je vyriešené. Používatelia sa prihlasujú firemným účtom Microsoft, ktorý už majú. Aplikácia beží v prehliadači aj v mobilnej aplikácii.
- Rýchly začiatok. Obrazovky sa skladajú z pripravených prvkov na návrhovej ploche. Základ aplikácie sa dá vytvoriť aj priamo nad existujúcim zoznamom v SharePointe.
- Schvaľovanie je pripravené. Power Automate má hotovú akciu na schvaľovanie. Schvaľovateľ odpovie z e-mailu alebo z aplikácie Power Automate a výsledok možno zapísať späť do evidencie.
- Hotové prepojenia. Na SharePoint, Outlook či Teams existujú štandardné konektory, takže upozornenia a prenos údajov netreba programovať od začiatku.
Dáta môžu byť uložené v zoznamoch SharePointu alebo v Dataverse. Od tejto voľby závisia licencie aj to, ako aplikácia zvládne väčšie objemy údajov.
Kde Power Apps naráža na hranice
Licencie závisia od toho, čo aplikácia používa. Aplikáciu, ktorá pracuje len so štandardnými konektormi, môžu spúšťať aj používatelia s právami na Power Apps zahrnutými v pláne Microsoft 365, ak ich váš plán obsahuje. Keď aplikácia použije prémiový alebo vlastný konektor, lokálnu bránu údajov alebo Dataverse, potrebujú používatelia licenciu s prémiovými právami. Medzi prémiové patrí napríklad konektor na SQL Server. Vlastný konektor je zasa spôsob, ako aplikáciu napojiť na systém, pre ktorý hotový konektor neexistuje. Pravidlá sa menia a závisia aj od nastavenia prostredia, v ktorom aplikácia beží, preto ich treba overiť pre konkrétny návrh ešte pred vývojom. Prehľad požiadaviek na licencie a prevádzku je aj súčasťou konzultácie.
Externí používatelia. Aplikáciu možno zdieľať aj s hosťami mimo firmy, napríklad s dodávateľom. Hosť sa však prihlasuje cez Microsoft Entra ID a potrebuje licenciu, ktorá zodpovedá aplikácii. Na weby pre externých používateľov má Microsoft samostatný produkt Power Pages, ktorý pracuje s dátami v Dataverse a licencuje sa podľa počtu používateľov webu za mesiac. Pri väčšom počte ľudí mimo firmy to mení náklady aj správu účtov.
Veľmi špecifické rozhranie. Čo v pripravených prvkoch chýba, dá sa doplniť vlastnými komponentmi, ktoré píše vývojár. Čím viac ich aplikácia potrebuje, tým menej platí výhoda rýchleho vývoja.
Väčšie objemy dát. Power Apps funguje dobre, keď filtrovanie a triedenie vykoná priamo zdroj dát. Ak to pri niektorom dotaze nedokáže, aplikácia načíta len obmedzený počet prvých záznamov a výsledok môže byť neúplný. Pri veľkých tabuľkách Microsoft odporúča zvážiť Dataverse, ktorý takýchto dotazov podporuje viac. Dataverse však patrí medzi prémiové funkcie, takže sa vraciame k licenciám. Platforma má aj limity počtu požiadaviek na používateľa, ktoré závisia od licencie. Podľa Microsoftu ich väčšina zákazníkov nedosiahne, pri hromadnom spracovaní dát s nimi však treba počítať.
Prevádzka mimo cloudu Microsoftu. Power Apps a Power Automate sú cloudové služby. K databáze na vašom serveri sa pripájajú cez lokálnu bránu údajov (on-premises data gateway), samotné služby však ostávajú v cloude Microsoftu. Ak má celé riešenie bežať vo vašej sieti alebo u iného poskytovateľa, je to dôvod uvažovať o samostatnej aplikácii.
Kedy sa hodí samostatná webová aplikácia
Samostatná webová aplikácia má vlastné rozhranie, vlastný dátový model a databázu. Hodí sa najmä vtedy, keď:
- ju budú používať aj zákazníci, dodávatelia alebo partneri a potrebujete vlastné prihlasovanie a oprávnenia,
- rozhranie má presne zodpovedať vášmu pracovnému postupu, napríklad vo výrobe, v sklade alebo v teréne,
- logika je zložitá: výpočty, plánovanie, veľa väzieb medzi údajmi alebo veľké objemy dát,
- má bežať na vašom serveri alebo v cloude, ktorý si vyberiete,
- používateľov je veľa alebo sa často menia a licencia pre každého z nich by bola nepraktická.
Aj takáto aplikácia si môže vymieňať dáta s Microsoft 365, ERP alebo účtovníctvom. Voľba samostatnej aplikácie teda neznamená, že opustíte nástroje, ktoré už používate.
Treba povedať aj nevýhody:
- Viac práce na začiatku. Prihlasovanie, oprávnenia, databázu aj obrazovky treba navrhnúť a vyvinúť. To, čo je v Power Apps hotové, tu vzniká ako súčasť projektu.
- Niekto ju musí prevádzkovať. Server alebo cloud, zálohy, aktualizácie a monitorovanie musí mať niekto na starosti, či už vo firme, alebo u dodávateľa.
- Zmeny robí vývojár. Menšiu úpravu formulára v Power Apps často zvládne zaškolený kolega, v samostatnej aplikácii ide o zásah do kódu.
Pri oboch cestách si ustrážte, čo vám po odovzdaní ostane. Zdrojový kód, dokumentácia a prístup k prostrediu majú patriť vám.
Porovnanie v skratke
| Kritérium | Power Apps | Samostatná webová aplikácia |
|---|---|---|
| Používatelia | Najmä interní, s účtom Microsoft 365 | Interní aj externí |
| Rozhranie | Z pripravených prvkov | Navrhnuté na mieru |
| Dáta | SharePoint, Dataverse, konektory | Vlastná databáza a dátový model |
| Náklady | Vývoj a licencie používateľov | Vývoj, prevádzka a údržba |
| Prevádzka | V cloude Microsoftu | Váš server alebo zvolený cloud |
| Začiatok | Rýchlejší pri bežnom procese | Viac práce na začiatku |
Otázky, ktoré si zodpovedajte pred rozhodnutím
- Kto bude aplikáciu používať? Len zamestnanci, alebo aj ľudia mimo firmy? Koľko ich bude a majú účet v Microsoft 365?
- Kde sú dáta dnes? V tabuľkách, v SharePointe, v ERP alebo v databáze na vlastnom serveri? Ako rýchlo budú pribúdať?
- Ktoré systémy treba prepojiť? Existuje na ne hotový konektor, alebo majú vlastné rozhranie?
- Kto bude aplikáciu prevádzkovať a kde má bežať? Máte na to človeka vo firme, alebo to má byť služba dodávateľa?
- Ako sa môže proces zmeniť? Pribudnú nové kroky, pobočky alebo externí partneri?
Odpovede na tieto otázky tvoria základ zadania. Pri vývoji aplikácií obe možnosti porovnávame v prvej etape, keď prechádzame proces, dáta a prístupové práva.
Obe cesty môžu byť správne
Power Apps býva rozumná voľba pre interné evidencie a schvaľovanie vo firme, ktorá už pracuje v Microsoft 365 a vystačí si so štandardnými prepojeniami. Samostatná webová aplikácia dáva zmysel pri externých používateľoch, vlastnom rozhraní, zložitej logike alebo prevádzke na vlastnom serveri.
O technológii sa oplatí rozhodnúť až po tom, čo si prejdete proces, dáta a používateľov. Vtedy je jasné, ktoré z opísaných hraníc sa vás týkajú a ktoré nie.