Keď Excel prestáva stačiť: ako spoznať, že proces potrebuje aplikáciu

Tabuľka je rozumný nástroj a mnoho firemných procesov v nej začína právom. Vznikne rýchlo, každý jej rozumie a dá sa upraviť bez cudzej pomoci. Evidencia objednávok, stav skladu alebo zoznam žiadostí v nej môžu fungovať dlho.

Ťažkosti nebývajú v Exceli samotnom. Prichádzajú, keď na jednej tabuľke začne stáť práca viacerých ľudí a okolo nej vznikne sieť e-mailov, telefonátov a kópií. Otázka preto neznie, či je tabuľka dobrá alebo zlá, ale kedy vás začne stáť viac času, než vám šetrí.

Osem signálov, že proces tabuľku prerástol

Jeden signál ešte veľa neznamená. Ak ich pri tom istom procese spoznáte niekoľko naraz, oplatí sa zastaviť a pozrieť sa naň bližšie.

1. Nikto si nie je istý, ktorá verzia platí

Súbor koluje v prílohách e-mailov alebo má každý vlastnú kópiu na disku. Pred každým rozhodnutím treba overiť, či pracujete s aktuálnymi údajmi, a zmeny z dvoch kópií niekto ručne spája.

2. Na stav zákazky sa treba pýtať

Obchodník volá do výroby, zákazník píše obchodníkovi a odpoveď závisí od toho, kto je práve pri počítači. Informácia existuje, len nie je tam, kde ju ľudia hľadajú. Čas stojí otázka aj odpoveď.

3. Schvaľovanie prebieha v e-mailoch

Žiadosť o nákup alebo dovolenku sa pošle e-mailom a súhlas ostane v niečej schránke. O mesiac neskôr sa ťažko zisťuje, kto čo schválil a kedy. Ak schvaľujúci nie je v práci, žiadosť stojí a nikto o tom nevie.

4. Tie isté údaje sa prepisujú viackrát

Objednávka z e-mailu sa prepíše do tabuľky, z tabuľky do skladového alebo účtovného systému a potom ešte do prehľadu pre vedenie. Každé prepisovanie zaberá čas a je príležitosťou na preklep, ktorý sa ukáže až na faktúre alebo pri vyskladnení.

5. Každý vidí všetko, alebo má každý svoju kópiu

Tabuľka sa zvyčajne zdieľa celá, takže ľudia vidia aj údaje, ktoré k práci nepotrebujú, napríklad nákupné podmienky alebo osobné údaje. Firmy to často riešia oddelenými súbormi pre jednotlivé oddelenia. Tým sa vracajú k prvému signálu.

6. Nedá sa zistiť, kto zmenil hodnotu a kedy

Termín dodania je zrazu iný, množstvo na sklade nesedí a nikto nevie, či ide o opravu alebo o omyl. Keď súbor koluje v kópiách, zmena sa spätne dohľadáva ťažko a zodpovednosť za údaje sa rozplýva.

7. Pokazený vzorec sa nájde neskoro

Niekto vloží riadok, prepíše bunku so vzorcom alebo zoradí len časť stĺpcov. Tabuľka vyzerá v poriadku, len súčet už nepočíta všetko. Na chybu sa príde až vtedy, keď podľa nesprávneho čísla niekto objedná materiál alebo pošle ponuku.

8. Reporty sa skladajú ručne

Na konci týždňa alebo mesiaca niekto otvára viacero súborov, kopíruje údaje a upravuje ich do prehľadu pre vedenie. Prehľad je v momente odoslania už starý a človek, ktorý ho pripravuje, sa v tom čase nevenuje vlastnej práci.

Kedy je tabuľka stále správna voľba

Nie každý proces potrebuje aplikáciu. Tabuľka ostáva vhodným nástrojom, ak:

• s údajmi pracuje jeden človek alebo malý tím, ktorý sa ľahko dohodne;
• záznamov je málo a pribúdajú pomaly;
• ide o jednorazovú analýzu, výpočet alebo podklad k rozhodnutiu;
• proces sa ešte mení z týždňa na týždeň a sami hľadáte, ako má vyzerať.

Posledný bod si zaslúži pozornosť. Aplikácia postavená na postupe, ktorý sa ešte neustálil, sa bude opakovane prerábať. Vtedy je rozumnejšie nechať proces dozrieť v tabuľke a priebežne si zapisovať, čo na nej prekáža.

Ako môže vyzerať ďalší krok

Odchod od tabuľky nemusí znamenať veľký projekt. Možnosti sa dajú zoradiť od malého zásahu po rozsiahlejší.

Poriadok v dátach na jednom mieste. Často pomôže už to, že súbor prestane kolovať v prílohách. Zošit uložený v SharePointe alebo OneDrive môžu v Exceli pre Microsoft 365 a v Exceli pre web upravovať viacerí ľudia súčasne. História verzií tam ukáže, kedy sa súbor zmenil a kto ho zmenil, a umožní vrátiť sa k staršej verzii. K tomu patrí dohoda, čo ktorý stĺpec znamená a kto zaň zodpovedá. Tento krok pomáha pri prvom a čiastočne pri šiestom signáli, ostatné ostávajú.

Jednoduchá aplikácia nad tými istými dátami. Ľudia už neprepisujú riadky v tabuľke, ale vypĺňajú formulár, ktorý pýta len to, čo treba. Každý záznam má stav a zodpovednú osobu, schvaľovanie má pevný postup a históriu a každý vidí len to, čo vidieť má. Na takéto evidencie a schvaľovacie postupy sa hodia napríklad Power Apps a Power Automate.

Aplikácia na mieru prepojená s ďalšími systémami. Má zmysel tam, kde proces zasahuje viac oddelení a údaje sa majú vymieňať s ERP, účtovníctvom alebo výrobným systémom bez ručného prepisovania. Môže vzniknúť v Power Platform alebo ako samostatná webová aplikácia. Čím sa tieto dve cesty líšia, opisujeme na stránke o vývoji aplikácií.

Väčší krok nie je automaticky lepší. Správny je ten, ktorý odstráni signály, ktoré vás naozaj trápia, a ktorý viete zaviesť aj prevádzkovať. Porovnanie možností pre konkrétny proces je aj jednou z tém konzultácie.

Ako začať

Nezačínajte výberom technológie. Začnite jedným procesom.

1. Vyberte proces, pri ktorom ste spoznali viac signálov než pri ostatných. Zvyčajne je to ten, na ktorý sa ľudia sťažujú a pri ktorom chyby vidí aj zákazník.
2. Opíšte, ako prebieha dnes. Kto ho spúšťa, aké údaje sa zapisujú a kam, kto rozhoduje, kde sa čaká a kde sa údaje prepisujú. Stačí jedna strana textu alebo jednoduchá schéma. Píšte, ako proces naozaj beží, nie ako by mal bežať.
3. Pomenujte, čo má byť po zmene inak. Napríklad: stav zákazky je viditeľný bez telefonátu, schválenie sa dá dohľadať, údaje sa zadávajú raz.
4. Až potom rozhodnite o riešení. Z opisu býva zrejmé, či stačí upratať dáta, alebo či proces potrebuje aplikáciu.

Takýto opis sa vám zíde v každom prípade, či si proces upravíte sami, alebo ho budete zadávať dodávateľovi. A ak z neho vyjde, že tabuľka zatiaľ stačí, je to tiež dobrý výsledok.