Ako pripraviť zadanie firemnej aplikácie

Chystáte sa osloviť dodávateľa s požiadavkou na internú aplikáciu, napríklad na objednávky, sklad, schvaľovanie alebo evidenciu? Nemusíte písať technickú špecifikáciu. Dodávateľ od vás potrebuje to, čo viete len vy: ako práca vo firme naozaj prebieha, kde sa zdržiava a čo má byť po zavedení aplikácie inak.

Nasledujúce body vám pomôžu pripraviť podklady, s ktorými bude prvé stretnutie vecné a ponuka presnejšia. Stačí bežný jazyk a niekoľko odsekov ku každému bodu.

Opíšte, ako proces prebieha dnes

Začnite jedným konkrétnym postupom a prejdite ho krok za krokom. Kto ho spúšťa? Čo nasleduje? Kde sa čaká na rozhodnutie alebo na údaj od niekoho iného? Čím sa končí?

Napríklad schvaľovanie nákupu: zamestnanec pošle požiadavku e-mailom, vedúci ju schváli, nákupca objedná tovar a účtovníčka priradí faktúru k objednávke. Takýto opis na niekoľko riadkov povie dodávateľovi viac než zoznam želaných funkcií.

Nezabudnite na výnimky. V praxi sa stáva, že schvaľovateľ je na dovolenke, objednávka sa po schválení zmení alebo dodávka príde po častiach. Práve na týchto situáciách sa ukáže, či aplikácia zodpovedá vašej práci. Ak sú známe vopred, dajú sa zohľadniť v návrhu a neobjavia sa až pri testovaní.

Pomôže, ak opis napíše alebo aspoň skontroluje človek, ktorý daný postup robí každý deň. Vedenie pozná pravidlá, zamestnanci poznajú každodennú prax.

Ľudia a prístupy

Spíšte, kto bude s aplikáciou pracovať a v akej úlohe:

• kto údaje zadáva a upravuje,
• kto schvaľuje alebo rozhoduje,
• komu stačí vidieť stav, napríklad vedeniu alebo obchodníkom,
• čo nemá vidieť nikto okrem určených ľudí, napríklad mzdové údaje alebo nákupné podmienky.

Nepotrebujete presné počty používateľov. Stačí približná predstava o tom, koľko ľudí je v ktorej úlohe a či budú pracovať za počítačom, alebo aj z telefónu v sklade či na cestách. Od toho závisí návrh obrazoviek aj prístupových práv.

Dáta: čo evidujete a kde

Uveďte, kde sú dnes údaje, ktorých sa proces týka: v tabuľkách, v e-mailoch, v účtovnom alebo ERP systéme, na papieri. Ak môžete, priložte ukážku tabuľky alebo formulára, ktorý používate. Citlivé údaje v nej pokojne nahraďte vymyslenými.

Potom si odpovedzte na dve otázky:

• Ktoré údaje treba do novej aplikácie preniesť? Napríklad zoznam zákazníkov, skladové položky alebo otvorené objednávky.
• S ktorými systémami sa má aplikácia prepojiť, aby sa údaje neprepisovali ručne?

Ak neviete, či váš účtovný alebo ERP systém prepojenie umožňuje, napíšte aspoň jeho názov a verziu. Možnosti prepojenia preverí dodávateľ.

Čo má byť po zavedení inak

Pomenujte konkrétny problém, ktorý má aplikácia vyriešiť. Veta „chceme mať poriadok v objednávkach“ je príliš všeobecná. Lepšie poslúži opis situácie: nikto nevie, v akom stave je zákazka, kým neobvolá kolegov. Alebo: tá istá objednávka sa prepisuje z e-mailu do tabuľky a z tabuľky do účtovníctva.

K problému pripíšte, podľa čoho spoznáte, že je vyriešený. Vlastnými slovami, bez zložitých ukazovateľov. Napríklad: vedúci vidí stav každej zákazky bez telefonovania, žiadosť o schválenie nezostane ležať v niekoho pošte, údaj sa zadáva iba raz.

Takto opísaný cieľ pomáha pri každom ďalšom rozhodnutí. Keď sa počas vývoja objaví nová požiadavka, dá sa posúdiť jednoduchou otázkou: prispieva k tomu, čo sme chceli vyriešiť?

Rozsah prvej etapy

Rozdeľte požiadavky na dve skupiny: bez čoho sa aplikácia nedá používať od prvého dňa a čo môže počkať. Do prvej skupiny patrí to, čo ľudia potrebujú na každodennú prácu. Do druhej často patria reporty, zriedkavé výnimky alebo prepojenia, ktoré sa dajú dočasne nahradiť exportom.

Začať jedným procesom je bezpečnejšie, než opísať naraz všetko, čo by sa vo firme dalo zlepšiť. Menší rozsah sa ľahšie odhaduje aj kontroluje a skúsenosti z prvej etapy spresnia tie ďalšie. Ostatné nápady si zapíšte do zoznamu na neskôr, aby sa nestratili.

Kto rozhoduje a kto testuje

Určite jedného človeka, ktorý bude za vašu firmu rozhodovať. Mal by mať právomoc povedať, čo je priorita, a čas odpovedať na otázky počas vývoja. Ak rozhoduje viac ľudí bez jasného posledného slova, zadanie sa mení podľa toho, kto bol na poslednom stretnutí.

Rovnako dôležití sú ľudia, ktorí budú aplikáciu používať každý deň. Vyberte niekoľkých z nich na testovanie. Aplikáciu si majú vyskúšať na vlastných príkladoch, nie na vzorových údajoch. Počítajte s tým, že na to budú potrebovať čas popri bežnej práci.

Čo v zadaní byť nemusí

Niektoré veci od vás dodávateľ nepotrebuje a ich príprava by vás zbytočne zdržala:

• Výber technológie. Či bude vhodnejšia aplikácia v Power Platform, alebo samostatná webová aplikácia, vyplynie z procesu, používateľov, prepojení a prevádzky. Obe možnosti opisujeme na stránke Vývoj aplikácií.
• Návrhy obrazoviek. Náčrt na papieri môže pomôcť pri vysvetľovaní, hotový dizajn nie je potrebný.
• Návrh databázy. Stačí vedieť, aké údaje evidujete. Ich štruktúra je práca dodávateľa.

Tieto časti vzniknú pri spoločnej analýze. Dodávateľ s vami pri nej prejde pracovný postup, dáta a prístupové práva a až potom navrhne riešenie a rozsah prvej etapy.

Ak už ponuku od dodávateľa máte a nie ste si istí jej rozsahom alebo zvolenou technológiou, dá sa posúdiť aj v rámci nezávislej konzultácie.

Kontrolný zoznam pred prvým stretnutím

Ak na niektorú otázku odpoveď nemáte, nevadí. Poznačte si ju a vráťte sa k nej na stretnutí.

• Máte krok za krokom opísaný jeden proces vrátane výnimiek, ktoré sa stávajú v praxi?
• Viete, kto údaje zadáva, kto schvaľuje a komu stačí vidieť stav?
• Je jasné, ktoré údaje nemá vidieť nikto okrem určených ľudí?
• Máte zoznam miest, kde sú údaje dnes, a ukážku tabuľky alebo formulára?
• Viete, ktoré údaje treba preniesť a ktoré systémy prepojiť?
• Dokážete niekoľkými vetami povedať, aký problém má aplikácia vyriešiť a podľa čoho spoznáte, že je vyriešený?
• Máte požiadavky rozdelené na nevyhnutné od prvého dňa a tie, ktoré môžu počkať?
• Je určený človek, ktorý rozhoduje, a ľudia, ktorí budú aplikáciu testovať?